il convient des couvrir, garantir un disponibilite, puis les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue de plus en plus dans celle de l’archivage a valeur probatoire.
Que faut-il archiver ? Combien de moment ?
En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations seront au fait des enjeux du records management. Il faudra penser que votre terme anglo-saxon n’a pas vraiment ete adopte, surtout avec les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire tout juste de gestion electronique des documents pour designer un concept precis de conservation des precisions. «Le records management, c’est l’archivage de tous les documents d’entreprise qui peuvent faire office de preuve et, ce, pendant votre delai reglementaire impose avec le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais depuis tres peu de questions a se poser, on cause vraiment d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Il existe, a ce moment-la, une vraie demarche encadree via nos normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a Notre gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi des petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de cette notion, quand elles ne l’ignorent bien seulement jamais ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers paraissent au sein des armoires et des documents electroniques dans les ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont de la valeur, puis nos confie dans la plupart des cas aux experts-comptables : depuis aussi une certaine forme d’externalisation, 1 systeme qui s’est enfile naturellement en place en dehors en zone de gouvernance des responsables», observe Olivier Detour.
Notre sauvegarde, adversaire du records management
«Dans une grosse firme, un projet de records management reste formule de facon politique, on cause gestion des dangers, archivage, on definit des objectifs pour les utilisateurs, a travers une vision tres orientee services», explique pour sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise sur l’operationnel, on s’interroge dans l’apport d’un systeme d’archivage d’un point de vue pratique : en tant qu’editeur, notre discours ne porte aussi plus la reduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management permet d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo car il ne voiture aucun notions royal. Dans ce genre d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Vous devez persuader que la mise en place d’un systeme d’archivage degage environ ressources Afin de la GED bien en centralisant nos operations de conservation.»
« Les outils de records management ne font nullement la politique d’archivage mais se mettent a son service. » Noureddine Lamriri, Ever Team
Alors que le constat d’infobesite fera l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des donnees. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les firmes seront De surcroit qui plus est confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, ainsi, de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des renseignements). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires pour lesquelles elles paraissent parfois mal informees et en gali?re organisees».
A travers le record management, ces entreprises cherchent a orchestrer Notre conservation de documents qu’elles veulent i?tre capable de reutiliser ulterieurement, autrement devoile des documents archives. L’ensemble des documents ne semblent nullement toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement a toutes les documents de preuve ainsi que gestion pour un detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.
Un systeme de records management repose sur les outils fournis avec une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central reste l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels d’la solution, des fonctions qui permettent de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout reste cadre avec un referentiel de conservation, une brique qui vise a garantir une bonne gouvernance des records geres avec l’application. Ce referentiel identifie chacune des activites d’une firme sous le prisme de l’ensemble de ses departements (RH, comptabilite, finances, etc.), ainsi, fournit Afin de chaque departement une liste des plusieurs typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Mes regles ainsi definies seront directement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.
« Un document archive n’est nullement fond, mais constitue au contraire une richesse disponible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa
«Dans le records management, ils font deux grandes etapes, l’elaboration et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president en Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle www.datingmentor.org/fr/oasis-active-review/ Management), du Stockage ainsi que l’Archivage. «La toute premiere commence des la conception du document et consiste a renseigner les conditions d’une conservation de votre document un coup qu’il devra etre archive. Ils font des le depart une prise en compte du cycle de vie de l’information, Afin de permettre au document d’evoluer au temps. Aujourd’hui le mot archivage n’est plus forcement approprie, le terme de conservation securisee de donnees numeriques est plus adapte : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on est face a 1 systeme d’information ? De pouvoir retrouver un ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier ce flux d’informations tout en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on reste equipes pour i?tre capable de verifier reellement rapidement un caractere authentique, un origine et un integrite».